Bestyrelsen Menu

Omkostningsgodtgørelse

Formålet med at udarbejde en politik for omkostningsgodtgørelse i Grauballe Ungdoms- og Gymnastikforening (GUGF) er udstikke retningsliner for hvem, der modtager godtgørelse og hvor meget.

Nærværende politik erstatter ”Politik vedr. Omkostningsgodtgørelse” af 23. februar 2009.

Generelt

Alle udøvere skal betale kontingent. Bestyrelsen og udvalgsmedlemmer er således ikke fritaget for kontingent.
Der skal foreligge en underskrevet kontrakt (DIF standardkontrakt 2).
Der afregnes ved sæsonafslutning for trænere og umiddelbart før generalforsamling for bestyrelsen.
I forbindelse med stævner, med overnatning, dækker GUGF omkostninger for trænere og holdledere.

Regelsæt

Trænere:

Grundbeløbet for en træner i GUGF er kr. 1600,00 pr. sæson pr. hold.
Er der over 10 aktive børn på et hold kan der ansættes 1 hjælpetræner til kr. 600,00 pr. sæson pr. hold.
Er der over 20 aktive børn på et hold kan der ansættes yderligere1 hjælpetræner til kr. 600,00 pr. sæson pr. hold.
Hvis forhold taler derfor kan der aftales højere løn til træneren eller hjælpetræneren. I så fald skal det godkendes af bestyrelsen.

Holdledere:

Holdledere aflønnes ikke.
Boldhold uden træner tildeles kr. 600,00 pr. sæson pr. hold.

Bestyrelse:

Beløbet for et bestyrelsesmedlem er kr. 1.600,00 pr. år.

Udvalgsmedlemmer:

Fodboldungdomsudvalgsformand afregnes som bestyrelsesmedlemmer.
Øvrige udvalgsmedlemmer - der ydes ingen godtgørelse.

Goddag og farvelfest:

Følgende deltager:
Bestyrelse, ny og gammel
Revisorer, nye og gamle
Webmaster
Redaktøren af Grauballe Nyt
Teltforening
Sommerfestudvalg, ny og gammel

Godkendt af GUGF bestyrelse den 9. marts 2011.

 

Årsplan 2009 / 2010

Generelle bemærkninger
Planen indeholder ikke aktiviteter som naturligt henhører under de enkelte fagudvalg og som derfor er beskrevet i disses årsplaner.
Der afholdes minimum et ordinært bestyrelsesmøde pr. måned Juli måned undtaget p.g.a. sommerfesten). Møder tjener det formål at gennemføre de aktiviteter der er beskrevet nedenfor i forhold til hver måned samt at holde bestyrelsen orienteret om klubbens virke.

Marts 2009
Introduktionsmøde/1. Bestyrelsesmøde i den nye bestyrelse, herunder gennemgang af forretningsorden og diverse planer.
Endelig fastlæggelse af de nye udvalgs sammensætning - annoncering af disse.
Sommerfestmøde - opsamling i forhold til den plan der er udarbejdet efter sidste sommerfest.
Ungdomsudvalget inviteres med til bestyrelsesmøde.
Afklaring af nyinvesteringer for næste års indendørssæson.

April 2009
Opdatering af politikker og vedtægter.
Forslag til sponsorater til indendørssæsonen drøftes.

Maj 2009
Halvårsrevision af årsplaner og funktionsbeskrivelser.
Forslag til sponsorater drøftes.

Juni 2009
Gevinster til sommerfest samt øvrige uddelegerede opgaver.
Halvårsstatus på foreningens aktiviteter.
Deadline GN: Fredag i uge 23 (2009-06-05)
GN udkommer uge 25

Juli 2009
Sommerferie i bestyrelsesarbejdet

August 2009
Sommerfest - afvikling og evaluering sammen med sommerfestudvalg.
Deadline GN: Fredag i uge 34 (2009-08-21)
GN udkommer uge 36

September 2009
Ultimo september - et godt tidspunkt for afholdelse af klubaften/temamøde evt. omkring målsætning.
Afklaring af nyinvesteringer for næste års udendørssæson.

Oktober 2009
Første snak om hvordan bestyrelsen vil se ud efter næste generalforsamling
Start på revision af årsplaner og funktionsbeskrivelser.
Planlægning af juletræsfest (nedsættelse af udvalg)
Invitere ungdomsudvalget med til bestyrelsesmøde.
Forslag til sponsorater til udendørssæsonen drøftes.
Nedsættelse af Sommerfest udvalg

November 2009
Færdig revision af årsplaner og funktionsbeskrivelser
Start rekruttering af nye bestyrelsesmedlemmer
Deadline GN: Fredag i uge 46 (2009-11-14)
GN udkommer uge 48
Juletræsfest.  

December 2009
Halvårsstatus på foreningens aktiviteter
Drøftelse og revision af målsætninger

Januar 2010
Planlægning af generalforsamling    .
Endeligt tilsagn om rekruttering af nye bestyrelsesmedlemmer
Nedsættelse af fastelavnsudvalg
Dorte skal kende behov for Halbooking
Deadline GN: Fredag i uge 5 (2009-02-05)

Februar 2010
Annoncering af generalforsamling
Afholdelse af generalforsamling ultimo februar.
Konstituering af den nye bestyrelse.
GN udkommer uge 7

Løbende skal bestyrelsen forholde sig til foreningens regnskab og status. Ligesom andre ad-hoc opgaver vil blive behandlet på bestyrelsesmøderne (Eks. Grauballe Forum, medlemsmøder, strukturdebat o.m.a.)
- - -
Februar 2009
Formanden

Vedtægter

Vedtægter godkendt på Grauballe Ungdoms‐ og Gymnastik forenings generalforsamling i 2012

§ 1. Foreningens navn er Grauballe Ungdoms‐ og Gymnastikforening – i daglig tale GUGF. Foreningen har hjemsted i Silkeborg Kommune.

§ 2. Foreningens formål er at fremme al idræt, samt at lede og udvikle idrætslivet, i Grauballe/ Svostrup Sogn. Herunder at, samle folk til arrangementer af både sportslig‐, social‐ og kulturel karakter.

§ 3. Foreningen er medlem af Idrætssamvirket i Silkeborg Kommune og er undergivet dettes love og bestemmelser.

§ 4. Som aktivt medlem kan optages enhver som ønsker at udøve idræt og/eller sport eller personer som støtter foreningen. Ikke aktive personer som ønsker at støtte foreningen, og opnå stemmeret til generalforsamlingen, skal som min. have et passivt medlemskab som beløbsmæssigt fastsættes af hovedbestyrelsen.

§ 5. Foreningens kontingenter som er variable ud fra specifikke sportsgrene, fastsættes af afdelingsudvalgene og skal godkendes af bestyrelsen. Bestyrelsen kan til enhver tid og uden udvalgenes godkendelse fastsætte kontingent.

§ 6. Generalforsamlingen er med de indskrænkninger, som disse vedtægter foreskriver, den højeste myndighed i alle foreningens anliggender.
Den ordinære generalforsamling, der afholdes hvert år inden udgangen af februar måned, indkaldes med mindst to ugers varsel. Dagsorden bekendtgøres senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse. Forslag, der ønskes forelagt generalforsamlingen til vedtagelse, indsendes skriftlig til bestyrelsen 10 dage før generalforsamlingens afholdelse.
Stemmeret har alle aktive og passive medlemmer, som er fyldt 16 år og har været medlemmer af foreningen i de sidste tre måneder før generalforsamlingen samt medlemmer af bestyrelsen. Dog undtaget sekretæren. Medlemmer i kontingentrestance har ikke stemmeret.
Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde.
Stemmeret har ligeledes forældre til unge under 16 år, som er medlem.

§ 7. Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal omfatte følgende punkter:
1. Valg af dirigent.
2. Formandens beretning.
3. Kassererens beretning og regnskab.
4. Indkomne forslag.
5. Valg til bestyrelse, formand, kasserer, sekretær og sponsoransvarlig herunder 2 suppleanter.
6. Valg af udvalgsformænd, her vælges 1 for hvert aktivt idrætsgren eller aktivitetsgren i foreningen. Såfremt der ikke kan vælges en udvalgsformand til et udvalg, skal bestyrelsen inden for 3 uger stille med en udvalgsformand.
7. Valg af revisorer, herunder 1 suppleant.
8. Eventuelt.

§ 8. Generalforsamlingen vælger sin dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen, til at lede generalforsamlingen. De af dirigenten trufne afgørelser skal på forlangende af 5 stemmeberettigede medlemmer sættes under afstemning. Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Dirigenten bestemmer afstemningsmåden. På
begæring fra mindst et stemmeberettiget medlem, skal afstemning og valg dog foregå skriftligt. Generalforsamlingens beslutninger indføres i en protokol, som underskrives af dirigenten. Har en generalforsamling truffet afgørelse i en sag, kan denne ikke på ny genoptages på samme generalforsamling. Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst 15 stemmeberettigede medlemmer kræver det. I sidstnævnte tilfælde skal skriftlig dagsorden fremsendes til bestyrelsen. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 1 måned efter fremsat begæring derom. Om indkaldelsesmåde og udsendelse af dagsorden gælder samme bestemmelser som ved ordinær generalforsamling.

§ 9. Foreningen tegnes af den til enhver tid siddende formand og kasserer i forening eller af den samlede bestyrelse. Foreningens daglige ledelse forestås af bestyrelsen, der repræsenterer foreningen i alle forhold. Til varetagelse af foreningens forskellige aktiviteter nedsættes der udvalg bestående af 1 udvalgsmedlem, udvalgsmedlemmet har møderet til bestyrelsesmøderne. Hovedbestyrelse og Udvalgsformænd er alle at betragte som ligeværdige bestyrelsesmedlemmer med hver 1 stemme. Som det fremgår af §9 Dog således at skulle der opstå stemmelighed, ved bestyrelsesmøde vil formandens stemme være afgørende. Bestyrelsesmedlemmet er samtidig formand for udvalget. Kommunikationen mellem bestyrelse og udvalg sikres ved, at udvalgsformændene for aktive afdelinger er født medlem af bestyrelsen. Formand, kasserer, sponsoransvarlig og sekretær har ikke fast plads i noget udvalg, men er til rådighed for samtlige
udvalg. Kun bestyrelsen kan beslutte nedlæggelse/oprettelse af aktiviteter og udvalg. Bestyrelsens på lovlige måde vedtagne beslutninger og i henhold dertil foretagne handlinger forpligter foreningen. Ved igangsættelse af nye aktiviteter i årets løb konstituerer bestyrelsen de nødvendige udvalg. Bestyrelsen består af formand, næstformand, kasserer og sekretær samt de udvalgsmedlemmer som ønsker at deltage i bestyrelsesarbejdet. Hovedbestyrelsen vælges for to år ad gangen af den ordinære generalforsamling. Genvalg kan finde sted, men kan dog nægtes. Hvis en bestyrelsespost bliver ledig i valgperiodens løb, indsættes suppleanten på denne post perioden ud. Formand og sekretær er på valg i lige år første gang 2014 og kasserer og sponsoransvarlig er på valg i ulige år første gang 2013.

§ 10. Hovedbestyrelsen vælges på generalforsamlingen og senest 3 uger efter konstituerer bestyrelsen sig med udvalgsformænd for underudvalgene. Hvervet som kasserer kan ikke forenes med hvervet som formand, sponsoransvarlig eller sekretær. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer, hvoriblandt formanden eller næstformanden, er til stede. I formandens forfald indtræder sponsoransvarlig.

§ 11. Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Bestyrelsen skal til generalforsamlingens godkendelse afgive driftsregnskab og status for det forgående år. Hver aktivitet/afdeling udarbejder et retvisende afdelingsregnskab til kasseren som samler alle afdelingsregnskaber til et hovedregnskab som er forsynet med påtegning af revisorerne.

§ 12. På den ordinære generalforsamling vælges for et år ad gangen to revisorer, som hvert år skal gennemgå det samlede regnskab og påse, at beholdningerne er til stede.

§ 13. Forandringer i disse vedtægter kan ske på enhver generalforsamling, når mindst to tredjedele af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås et sådant flertal ikke, skal bestyrelsen inden 14 dage med sædvanligt varsel indkalde til en ny generalforsamling, hvor simpelt flertal er afgørende.

§ 14. Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed i særlig indkaldt generalforsamling. Til denne beslutningsdygtighed kræves, at mindst halvdelen af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede, og til forslagets vedtagelse, kræves at mindst tre fjerdedele af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås sådant flertal på
en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor beslutning kan træffes med ovennævnte stemmeflerhed, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer, der er til stede. På generalforsamlingen skal træffes beslutning om hvorledes der skal forholdes med foreningens formue, herunder fast ejendom og løsøre, dog at simpelt stemmeflertal her er tilstrækkeligt. I til‐fælde af foreningens opløsning skal den formue, der er i behold anvendes til ungdoms‐ og/eller idrætslige formål.

Godkendt på generalforsamlingen Februar 2012.

Visti Nørgård - Formand
Lone Bødker - Kasserer
Morten Grønbæk - Sekretær
Per Nørgård Smed - Sponsoransvarlig